한글 프로그램으로 메일머지 만드는 방법

오늘은 한글 프로그램만으로 메일머지를 만드는 방법에 대하여 알아보겠습니다. 메일머지를 만드는 방법은 그 데이터의 성격이나 목적에 따라 다양한 방법으로 접근할 수 있지만 저 같은 경우는 간단한 10개 내외의 필드를 입력하는 경우 거의 이 방법으로 사용을 하는데요. 방법이 단순해서 기억하기 쉬운 방법이라 다른 방법들보다 덜 복잡하기 때문입니다.

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메일머지는 일반적으로 엑셀 등 다양한 문서를 활용하기도 하더라고요. 아무래도 엑셀서식이 데이터의 기반이 되는 중요한 프로그램이다 보니 그런 것 같습니다. 물론 엑셀문서로 작성된 데이터인 경우에도 본 방법을 적용하지 못하는 건 아니지만 본 포스팅에서는 엑셀 프로그램 없이 오로지 한글 프로그램으로 작성된 데이터를 가지고 메일머지로 인쇄하는 방법에 대하여 알아보겠습니다. 

 

필드표시하기

먼저 메일머지를 만들어야 하는 병원에서 학생들에게 신체발달검사를 했고 그 결과를 한글문서프로그램에 입력을 한 경우 이를 안내장으로 메일머지 인쇄나 메일발송을 해야 하는 상황으로 예를 들어 설명해 보겠습니다. 안내장으로 나가야 할 결과형식이 다음과 같이 학생의 이름이 들어가야 하고 키와 몸무게,  좌우시력, 좌우 교정시력 총 7가지의 데이터가 학생마다의 데이터로 입력이 되어야 하는 상황입니다. 

이때 가장 먼저 해야 할 일은 위의 사진과 같이 데이터가 들어갈 자리에 필드표시를 해줘야 하는데요. 방법을 설명드릴게요.

먼저 해당 데이터가 표시되어야 하는 문서 위치에 커서를 놓고요. 가장 처음 들어갈 데이터는 학생의 이름이죠? 이름이 들어가야 할 부분에 마우스커서를 놓고 단축키 CTRL + K, M(메일머지 표시 달기)을 누르면 다음과 같은 필드표시 팝업창이 뜨게 됩니다. 여기서 상단 탭을 <필드 만들기>로 선택을 하고 아래에 있는 빈칸에 필드번호 '1'을 입력해 줍니다. 그러면 위와 같이 {{1]]과 같이 번호로 필드가 표시됩니다. 

같은 방식으로 나머지 키, 몸무게, 시력도 마찬가지로 순서대로 2번부터 해당위치에 쭉 필드표시를 해줍니다. 그리고 문서를 저장합니다.

 

메일머지 자료 만들기

다음으로 자료로 활용할 문서를 새로 열어줍니다. 학생들의 데이터는 다음과 같은 형태의 표 문서입니다.

 

위와 같은 문서에서 메일머지에 필요가 없는 데이터열을 먼저 삭제를 해줍니다. 위와 같은 서식에서 필요 없는 부분은 '번호'와 '성별'은 필요가 없으니까요. 다음과 같이 열을 블록으로 선택해서 삭제를 해주고요.

그러고 나면 다음과 같이 이제 필요한 데이터 부분만 남게 됩니다. F5를 두 번 눌러서 표를 전체선택을 합니다. 그리고 그 상태에서 키보드의 M(셀 합치기 단축키)을 눌러주어 전체셀을 합쳐줍니다.

그러면 표가 밑의 사진처럼 한 칸짜리 표가 되거든요. 데이터들은 가운데로 정렬된 상태가 됩니다.

 

여기서 CTRL+A를 눌러서 표의 텍스트만 전체 선택을 해서 CTRL+C 복사를 해줍니다.

그리고 복사를 다하면 표 전체를 삭제를 하시고 방금 복사한 텍스트만 빈 문서상태에서 붙여 넣기(CTRL+V)합니다. 그럼 아래 그림처럼 표 안에 있던 데이터들만 남게 되겠죠.

위와 같은 상태에서 엔터를 쳐서 빈줄을 한 줄 만들고 그 제일 윗줄에 데이터 필드 수만큼의 숫자를 써줍니다. 지금 신체검사 안내문서는 데이터가 이름부터 시력까지 총 7개니까 7이라는 숫자를 제일 윗 줄에 넣어줍니다. 그리고 메일머지라는 파일명으로 저장을 해줍니다. 이 자료는 7이라는 숫자 아래로 이름부터 시력까지 아래처럼 총 7개씩 반복이 되게 됩니다. ('0'이라는 데이터가 비고란에 있었는지 김철수 데이터가 8개가 되어 있었네요. 삭제를 해주겠습니다.)

 

이제 저장한 메일머지 문서를 끄고 다시 처음의 결과 안내 서식 파일을 불러옵니다. 그리고 문서 메뉴의 [도구]-[메일머지]-[메일머지 만들기]를 클릭합니다. 

그러면 다음과 같은 팝업이 뜨는데요. 중간에 한글파일을 아까 저장했던 자료 파일명인 '[메일머지]'로 선택해 줍니다. 그리고 출력방향은 [프린터], [화면], [파일], [메일]이 있는데요. 저는 화면으로 먼저 잘못된 게 없는지 검토를 하기에 화면을 선택해 주겠습니다. 그리고 [만들기]를 클릭합니다.

 

이제 화면에 다음과 같이 메일머지가 적용된 출력화면이 보이게 되는데요. 페이지를 넘겨보면서 학생들 중에 잘못 기입이 되어 있는 부분이 없는지 살펴봅니다. 그리고 확인이 끝났다면 출력을 눌러서 안내장을 출력하시거나 바로 메일을 보내는 경우에는 메일을 선택하여 발송할 수 있습니다.

 

지금까지 한글문서 프로그램만을 활용한 메일머지 만들기 방법에 대하여 알아보았습니다.